МАГАДАН, 23 сентября, ИАА Территория ДВ. Специалисты ОГКУ «Государственный архив Магаданской области» постоянно оказывают методическую и консультативную помощь федеральным учреждениям. Для улучшения организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов проводятся семинары для специалистов, ответственных за делопроизводство и архив, а также семинары для федеральных учреждений, сообщает пресс-служба правительства области.
— Так, в ОГКУ «Государственный архив Магаданской области» в очередной раз прошел семинар для федеральных учреждений по теме «Современная организация делопроизводства и архивного дела», — сообщил заместитель руководителя Архивного агентства Министерства государственно-правового развития Магаданской области Максим Дорош. — В соответствии с планом обучающего семинара, рассмотрены документы, регламентирующие работу архива в организациях и по делопроизводству, прочитаны сообщения: по оформлению, заключению соглашения о сотрудничестве, составлении и оформлении номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения, паспорта архива, разработки положений об ЭК, архиве, оформлении приказов.
Также рассмотрены вопросы о проведении экспертизы ценности документов, упорядочении дел, обеспечении сохранности документов. Сотрудниками отдела подготовлены пакеты документов с образцами приказов, типовыми положениями, разработанными номенклатурами дел, описями дел постоянного хранения, бланками листов-заверителей, титульных листов, паспортов архива, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, схемы сшивания дела и другие.
В федеральные учреждение разосланы письма о предоставлении паспортов, рекомендации по их заполнению. Каждый полученный паспорт проверялся на правильность заполнения, при возникновении вопросов и замечаний уточнялся в учреждении. При этом обращалось внимание на изменения в наименовании, адресе, Ф.И.О. руководителя, ответственного за архив и сохранность документов. Произошедшие изменения и дата предоставления паспорта архива отмечались в ПК «Комплектование — архив».
В основном сотрудники федеральных учреждений активно сотрудничают с государственным архивом, предоставляют сведения и документы, но отдельные руководители считают сотрудничество с архивом нецелесообразным из-за отсутствия времени и возможности заниматься архивными вопросами в полном объеме. В данном случае проводится работа по разъяснению важности обеспечения сохранности документов, отражающих различные стороны жизни не только отдельно взятого учреждения или предприятия Магаданской области, но и в целом страны.
Проблемным вопросом остается задолженность по упорядочению и описанию документов у большей части учреждений федеральной собственности, которая объясняется невозможностью федеральных учреждений самостоятельно производить научно-техническую обработку документов, отсутствием штатных единиц, нехваткой времени.
Также обращается внимание на увеличивающийся объем дел управленческой документации, хранящейся в федеральных учреждениях сверх установленного срока. Значительный объем таких документов обусловлен тем, что прием на государственное хранение управленческих документов от таких учреждений в последнее время не осуществляется, до урегулирования вопросов комплектования архивов субъектов РФ документами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций на законодательном уровне.
